1. Infrastruktur und technische Unterstützung

• Elegante und moderne Infrastruktur
• Umfassende medientechnische Unterstützung bei Durchführung der Tagung
• Bei Bedarf digitale Live-Übertragung der Veranstaltung per Zoom®
• Mitschnitt, Bearbeitung, Archivierung von öffentlichen Vorträgen

2. Planung und Organisation

• Unterstützung der Tagungsleitung bei der Planung des Tagungsverlaufes
• Registrierung der Teilnehmenden
• Rezeption der Teilnehmenden bei Tagungsbeginn
• Mikrofondienst während der Diskussionen

3. Materialien und Drucksachen

• Auf Wunsch Gestaltung und Druck des Tagungsprogrammes
• Gestaltung und Druck des Tagungsplakats
• Erstellung/Verteilung von Namensschildern, Teilnahmelisten, ggf. Mappen

4. Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation

• Unterstützung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit vor und bei der Tagung
• Fotodokumentation der Veranstaltung

5. Catering

• Kaffeepausen vormittags/nachmittags, ggf. Mittagessen
• Bewirtung abends Buffet/Getränke oder Finger-Food/Wein
• Koordinierung des vom Kolleg beauftragten Caterings

1. Unterkunft und Reiseplanung

• Buchung und Organisation von Hotels und Unterkünften
• Unterstützung bei der Reiseplanung von Referierenden und Teilnehmenden

2. Außerordentliche Serviceleistungen

• Nacht- und Notdienst
• Kinderbetreuung während der Durchführung der Tagung
• Nutzung der Räumlichkeiten und Gepäckaufbewahrung außerhalb der vereinbarten Tagungszeiträume

3. Publikationen und Versand

• Unterstützung bei Erstellung von Publikationen (Sammelbände, Broschüren, Tagungsberichte)
• Durchführung von Versandaktionen

4. Spontane Änderungen

• Kurzfristige Änderung der vereinbarten Raumnutzung
• Kurzfristige Abweichung von den vereinbarten Tagungsabläufen

• tatkräftige personelle Unterstützung durch die Tagungsleitung und ihre Mitarbeitenden
• klare und einheitliche Kommunikation nach innen und außen
• rechtzeitige Mitteilung von Änderungen der Voraussetzungen und Abläufe

1. Antragstellende Person: Antragstellende müssen grundsätzlich Angehörige der Universität Greifswald sein. Mitglieder der außeruniversitären Einrichtungen in Greifswald können Anträge gemeinsam mit Angehörigen der Universität Greifswald stellen.
2. Tagungsleitung: Es dürfen maximal drei Tagungsleiter*innen benannt werden. Tagungsleitende können auch an anderen Universitäten bzw. Einrichtungen affiliiert sein.
3. Thematische Ausrichtung: Die Tagung sollte nach Möglichkeit interdisziplinär ausgerichtet sein und eine Anbindung an Fachgebiete der Universität Greifswald haben. Die Berücksichtigung eines der Forschungsschwerpunkte der Universität Greifswald oder des vom Kolleg für das Tagungsjahr 2026 vorgegebenen Themenschwerpunkts ist von Vorteil.
4. Referierende: Es sollen im Themenbereich ausgewiesene externe Referierende eingebunden werden, nach Möglichkeit auch aus dem internationalen Raum.
5. Öffentlichkeitsarbeit: Es soll ein öffentlicher Abendvortrag zur breitenwirksamen Präsentation des Tagungsthemas stattfinden.
6. Personelle Unterstützung: Nach Möglichkeit sollten die Antragstellenden personelle Unterstützung während der Tagung bereitstellen.
7. Finanzierung: Die Einwerbung von Kofinanzierungen, insbesondere zur (anteiligen) Deckung von Reisekosten der Referierenden, Bewirtungskosten und Kosten für Exkursionen sowie besondere Elemente des Tagungsprogramms, wird ausdrücklich begrüßt.
8. Einbindung von Fellows: Nach Möglichkeit sollen aktuelle und ehemalige Fellows des Kollegs, die für das Tagungsthema einschlägig sind, aktiv eingebunden werden.

Antragstellende müssen grundsätzlich Angehörige der Universität Greifswald sein. Mitglieder der außeruniversitären Einrichtungen in Greifswald können Anträge gemeinsam mit Angehörigen der Universität Greifswald stellen.

Bitte machen Sie im Formular zur Einreichung von Tagungskonzepten für das Jahr 2026 Angaben zur geplanten Tagungsleitung, zum zeitlichen und organisatorischen Rahmen der Tagung, zur Thematik und wissenschaftlichen Ausrichtung, zur geplanten Umsetzung und zu Kofinzierungen.

• Thematik 
• Forschungsstand und zentrale Forschungsfragen
• Methoden
• Zielsetzung
• ggf. erster Programmentwurf

Der Antrag ist während des jährlich stattfindenen Antragszeitraums vom 1. Oktober bis 31. Dezember über das Webseitenformular zu stellen.

Einen Antrag können Sie nur über das Online-Formular stellen, welches Sie über das Menü links und über folgenden Link erreichen: 
Formular zur Einreichung von Tagungskonzepten für das Jahr 2026

Um den Antrag zu stellen, füllen Sie bitte das Antragsformular so vollständig und genau wie möglich aus und senden Sie es innerhalb des angegebenen Antragszeitraums ab.

Nach sorgfältiger Sichtung aller eingegangenen Anträge wird bei positiver Evaluation eine vorläufige Bewilligung im Januar/Februar 2025 erteilt. Die endgültige Bewilligung erfolgt nach dem Kick-Off-Meeting. Dort wird auch eine gemeinsame Vereinbarung über alle Details der Tagung festgelegt und von beiden Seiten unterschrieben.

Im März/April 2025 kommen alle beteiligten Personen zu einem Kick-Off-Meeting zusammen. Dazu gehören die Tagungsleitung und gegebenenfalls deren Mitarbeitende, die wissenschaftliche Leitung des Kollegs, der für die Veranstaltung zuständige Mitarbeitende des Kollegs sowie die verantwortliche Mitarbeitende des Kollegs für die Öffentlichkeitsarbeit.

1. Programmgestaltung

• Programm: Besprechung und Festlegung der Hauptthemen und Referierenden der Tagung, Festlegung der Tagungssprache(-n)
• Tagungszeitraum: Erstellung eines detaillierten Zeitplans für die Tagung, einschließlich Pausen und Networking-Möglichkeiten
• Countdown: Leitfaden mit To-Dos für die gesamte Vorbereitungsphase; Sicherstellung, dass alle wichtigen Meilensteine rechtzeitig erreicht werden und die Tagung reibungslos ablaufen kann

2. Abstimmung der Organisation und Logistik

• Finanzierungsübersicht und Angabe etwaiger Ko-Finanzierungen: detaillierte Besprechung der entstehenden Kosten für Miete, Catering, Reisekosten, Öffentlichkeitsarbeit und deren Finanzierung
• Teilnehmende: ggf. Festlegung der Maximalanzahl und Anmeldemodalitäten 
• Räumlichkeiten: Festlegung der genutzten Räume und deren Ausstattung (z.B. Technik, Bestuhlung) auf Grundlage der geplanten Anzahl an Teilnehmenden
• Technik: Absprachen zu Livestreams, Aufzeichnung von Vorträgen, technische Voraussetzungen
• Verpflegung: Planung der Verpflegung während der Tagung, einschließlich Pausenverpflegung und ggf. gemeinsamer Mahlzeiten.
• Reisekosten: Klärung der Übernahme und Abwicklung von Reisekosten für Referierende

3. Klärung von Verantwortlichkeiten

• Aufgabenverteilung: Detaillierte Zuordnung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten an die beteiligten Personen
• Externe personelle Unterstützung: Rezeptions- und Mikrofondienst
• Kommunikationswege: Festlegung der Kommunikationswege und regelmäßiger Abstimmungstermine bis zur Tagung

4. Planung der Öffentlichkeitsarbeit

• Marketingstrategie: Festlegung der Zielgruppen der Teilnehmenden, Absprachen zur Bewerbung der Tagung über verschiedene Kanäle (Webseite, Social Media, Pressemitteilungen)
• Materialien: Umsetzung und Erstellung von Plakaten und Programmflyern in der bereits festgelegten Tagungssprache(-n) und deren Verteilung 

Vor dem Kick-Off-Meeting sollten Sie Kontakt zu den Referierenden aufnehmen, Hotelkontingente reservieren und erste Absprachen bezüglich des öffentlichen Abendvortrages treffen. Darüber hinaus sollten Sie das Programm und Rahmenprogramm der Tagung in etwa festgelegt sowie den Kontakt mit Drittmittelgebenden initiiert haben. Sorgen Sie bitte dafür, dass die im FAQ unter „Was wird bei dem Kick-Off-Meeting besprochen?“ genannten Punkte effizient geklärt werden können.

Alle Ergebnisse des Kick-Off-Meetings werden in einer gemeinsamen Vereinbarung schriftlich festgehalten und von beiden Seiten unterzeichnet. Im Anschluss an das Kick-Off-Meeting erfolgt auch die Vergabe der endgültigen Bewilligung.

Im Vorfeld der Tagung müssen Sie die endgültige Bestätigung der Referierenden einholen, letzte Absprachen mit Hotels treffen und eine detaillierte Planung des Tagungsablaufs vornehmen. Diese Informationen müssen spätestens sechs Wochen vor Tagungsbeginn dem im Kolleg für die Tagung zuständigen Mitarbeitenden übermittelt werden.

Kurzfristige Änderungen können bis zwei Wochen vor Tagungsbeginn bei den zuständigen Mitarbeitenden angefragt werden.

Wir bitten darum, Teilnehmende zu Beginn der Tagung auf die wichtigsten Hausregeln des Kollegs hinzuweisen, vor allem:

• nur die vereinbarten Räumlichkeiten zu nutzen
• Tische in der Cafeteria nach Bewirtungen abzuräumen und zu säubern
• keine Speisen oder Getränke in die Vortragsräume mitzunehmen
• keine Foto- und Filmaufnahmen während der Tagung zu machen

• Bereitstellung der Infrastruktur: Das Kolleg stellt die notwendigen Räumlichkeiten und technische Ausstattung bereit, einschließlich Projektoren, Audio- und Videotechnik sowie Internetzugang.
• Organisatorische Unterstützung: Ein engagiertes Team steht zur Verfügung, um Ablauf und Logistik während der Tagung zu koordinieren und sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.
• Teilnehmermanagement: Das Kolleg kümmert sich um die Registrierung der Teilnehmenden und unterstützt bei der Erstellung von Teilnahmelisten.
• Verpflegung: Während der Tagung koordiniert das Kolleg die abgesprochenen Bewirtungen. 
• Technische Betreuung: Während der Veranstaltung gibt es technisches Personal vor Ort, das für die Bedienung der Technik und die Unterstützung von Referierenden zur Verfügung steht.
• Nachhaltige Praktiken: Das Kolleg strebt an, umweltfreundliche Praktiken zu fördern, beispielsweise durch die Bereitstellung von recycelbaren Materialien und die Minimierung von Abfällen.

Nach der Tagung sind Sie für die Erstellung eines Abschlussberichts, die Abrechnung und Dokumentation der Kosten sowie das Ausfüllen des Feedbackbogens verantwortlich. Dieser wird Ihnen digital vom zuständigen Mitarbeitenden des Kollegs zugesendet.  

Das Kolleg unterstützt Sie ggf. bei der Erstellung des Abschlussberichts, stellt Vorlagen für die Abrechnung bereit und bereitet das Fotomaterial auf und stellt Ihnen dies zur Verfügung.